Ventajas de contratar una centralita virtual

¿Qué es una centralita virtual?

Hoy en día, debido a la gran evolución de las telecomunicaciones y gracias a Internet, existen nuevas alternativas a la telefonía tradicional tal y como la conocemos, sistemas telefónicos Cloud que integra la funcionalidad de una centralita tradicional con los beneficios de la telefonía IP.

Una centralita virtual  nos permite disfrutar de todas las funcionalidades de una centralita de alta gama (4000€ / 5000€), sin tener ninguna centralita física instalada en nuestra oficia y podemos disfrutar del ahorro y la flexibilidad que nos aporta la voz IP sin la necesidad de realizar una gran inversión.

Ventajas de contratar una centralita virtual

Las ventajas de contratar una centralita virtual son muchas:

• Ahorro en costes de mantenimiento, teniendo incluida en nuestra cuota mensual la sustitución de cualquier equipo que pueda sufrir alguna avería (siempre y cuando no sean en propiedad). No tenemos que pagar una cuota de mantenimiento a una empresa para que se encargue de mantener nuestra centralita física.
• Otra de las ventajas de contratar una centralita virtual es no tener que firmar un Renting de una centralita que tiene un costo de miles de euros. Los operadores IP suelen tener unas permanencias muy cortas (3-6 meses) y las penalizaciones en caso de tener que dar de baja el servicio son muy asequibles (dos cuotas aproximadamente y la devolución de los equipos).
• Totalmente escalable, podemos añadir más extensiones o bien reducirlas a medida que nuestras necesidades cambien.
• Movilidad geográfica. Puede tener empleados dispersos por toda la geografía del mundo y comunicarse con ellos a coste “0”, siendo una extensión más de su centralita virtual.
• Ahorro notable en el mes a mes, las comunicaciones IP son un 40% más baratas que las comunicaciones tradicionales, líneas analógicas, RDSI…
• Integración con teléfonos móviles, ordenadores y teléfonos IP.
• Envío y recepción de FAX por medio de su correo electrónico. Se integra un número de FAX virtual, el cual cuando recibe un fax lo entrega por medio del correo electrónico.
• La inversión que tendremos que hacer es mínima y en muchos de los casos los equipos pasados unos meses pasan a ser de nuestra propiedad o bien tienen un costo de alquiler de 2€ al mes.
• La última de las ventajas de contratar una centralita virtual es que no necesita actualizaciones de hardware cuando tenga que añadir más extensiones o líneas telefónicas.

¿Qué necesito para poder implementar una centralita IP?

Una vez que conocemos las ventajas de contratar una centralita virtual, para poder mplementarla lo más importante es tener una buena cobertura ADSL o disponer de fibra óptica en nuestras oficinas (esta última es la mejor opción, velocidad y calidad de servicio). El disponer de una ADSL de 3Mb de bajada y 256Kb de subida nos puede generar problemas si disponemos de más de 5 extensiones en nuestra oficina. Aun qué los operadores IP nos vendan la moto de que es suficiente, nuestra experiencia es que para poder trabajar perfectamente con voz y datos en una misma ADSL necesitamos 8Mb de bajada y 2Mb  de subida.

En caso contrario, mi recomendación es diferenciar la VOZIP de los datos, es decir si tenemos una mala cobertura ADSL lo interesante es disponer de una ADSL para nuestra VOZIP y otra para navegar, también podremos utilizar balanceadores he integrar las 2 ADSL a modo de backup por si una ADSL se cae poder seguir utilizando la otra. Encarecemos las comunicaciones al tener que contratar dos ADSL pero a la larga agradeceremos haber tomado esta decisión.

Una red informática integrada en nuestra oficina, donde hay un ordenador se puede instalar un teléfono. El cableado de nuestra antigua centralita no sirve si no es cableado RJ45. Donde tengamos una conexión física ya sea cable o wifi podremos utilizar los terminales móviles con clientes SIP o teléfonos inalámbricos IP.

¿Qué funcionalidades tiene?

Las funcionalidades es otra de las grandes ventajas de contratar una centralita virtual. Se pueden hacer millones de configuraciones pero por experiencia os muestro las más utilizadas por empresas de hasta 32 empleados.

• Podemos interconectar diferentes sedes de nuestra empresa y nuestra centralita virtual trabajar como si fuera una sola sede.
• Podemos definir el nivel de enrutamiento de nuestras llamadas entrantes por situación geográfica, por horario, por número de teléfono… Todo esto integrado dentro de un sistema telefónico virtual.
• Podemos integran telefonía IP con nuestros teléfonos móviles por medio de clientes SIP. Lo cual nos permite atender las llamadas recibidas en nuestra extensión desde nuestro teléfono de sobremesa o desde nuestro teléfono móvil, así como realizar llamadas a coste de telefonía IP.
• Diferentes niveles de operadora automática (IVR), “Si quiere hablar con administración pulse 1, con contabilidad pulse 2, con pedidos… “
• Salas de conferencia, en la cual pueden establecerse hasta 10 participantes simultáneos.
• Configurar su mensaje de bienvenida y su horario de trabajo, la centralita le entrega las llamadas solo dentro de su horario de trabajo, y le permite configurar buzones de voz para que sus clientes dejen un mensaje el cual recibirá usted por correo electrónico en formato MP3.
• Los días festivos, puede mostrar una locución diferente a la de fuera de horario.
• Si dispone de sedes, los días festivos locales, las llamadas recibidas son entregadas en las sedes que no tengas ese día festivo.

¿Cuáles son las desventajas?

Como todo sistema tiene sus puntos flacos, y no todo van a ser ventajas de contratar una centralita virtual. Para mi parecer, los problemas siempre vienen dados por una mala cobertura ADSL y que nuestro router se estropee. Si no tenemos ADSL por una avería no tenemos comunicaciones. Eso sí, a diferencia de otros sistemas tradicionales, los operadores IP realizan desvíos a móviles en cuestión de minutos.

Cableado en mal estado, switch averiado, conflictos de IP…

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