Junto con el mantenimiento informático, las copias de seguridad son una de las medidas más importantes que debemos llevar a cabo en el día a día de nuestra empresa.
Por desgracia, casi siempre nos acordamos de ellas solamente cuando pasa algo y no las tenemos, o cuando no son todo lo recientes que nos gustaría.
La importancia de los datos es indiscutible. Su pérdida puede ocasionar desinformación y la necesidad de reintroducción de los datos en el caso de que tengamos suerte y sólo sean esas las consecuencias. Ello ya de por sí, podría acarrear costes muy elevados.
El problema más grave podría ser las consecuencias legales o la información irrecuperable de pedidos, envíos o contabilización.
Los datos que queremos guardar en una copia de seguridad deben ser útiles, completos y estar en buen estado, tanto los originales a copiar, como los que queden en el respaldo. Revisar si están bien hechas las copias es tan importante como hacerlas.
Hay casos en el que el tamaño de las copias de seguridad es importante y los costes de transferencia y alojamiento de los datos también lo son.
Aunque los costes de almacenamiento han bajado y seguirán bajando, hay que tener en cuenta si queremos tener varias copias almacenadas y mantener esas copias durante un periodo de tiempo. Esto hace que el tamaño total que ocupan nuestras copias crezca exponencialmente y su guardado llegue a ser un problema.
Por esto hemos de seleccionar antes de hacer los respaldos los datos que son importantes y los que no lo son.
Obviamente este punto está totalmente relacionado con el anterior. Si todos los días se crean y modifican gran cantidad de datos en nuestra empresa, y solo disponemos de una copia de seguridad de hace 15 días, la pérdida en horas de trabajo será terrible, tendremos que hacer copias cada muy poco tiempo para que no sea un drama una avería o borrado accidental.
Las copias no deben estar en el mismo sitio físico donde estén el resto de los datos, y por supuesto nunca en el mismo disco duro. No es lógico querer recuperar una copia de seguridad de un disco duro que falló si la copia está en el mismo disco.
A ser posible deben estar incluso en diferentes localizaciones geográficas, no vaya a ser que una catástrofe natural o un incendio acabe con una localización en la que tenemos los originales y las copias
No conviene guardar sólo el último backup de datos, también hay que tener algunos anteriores durante un tiempo prudencial. Puede darse el caso, y es bastante habitual, de que uno o más archivos desaparezcan y no nos demos cuenta hasta pasado algún tiempo. Si hemos borrado ese backup ya no podremos recuperar esos archivos.
De vez en cuando es conveniente revisar que las copias de seguridad se están haciendo correctamente, además de convenir descargar una copia y descomprimirla para comprobar que todo lo que queremos copiar este ahí.
Las copias de seguridad deben estar en un lugar seguro, a ser posible en unidades que no estén conectadas a Internet, sobre todo si nuestra empresa es un punto de mira de ataques informáticos
*Si ha ocurrido alguna catástrofe y no disponemos de copias de seguridad, siempre tenemos la opción de intentar recuperar los datos de nuestros discos duros. Hay empresas especializadas, pero según cual sea el problema este tipo de recuperación, podría tener un coste elevadísimo.
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